Tilpasning af PRINCE2®

Den nuværende version af PRINCE2-manualen ”PRINCE2 – projektledelse med succes, version 2009” indeholder et kapitel om indlejring og tilpasning af PRINCE2. Kapitlet handler dog mest om tilpasning af metoden til det enkelte projekt, altså ikke ret meget om indlejring eller integrering, som vi foretrækker at kalde det, af PRINCE2 i en organisation/virksomhed.
 
Mange virksomheder, som ønsker at integrere PRINCE2-metoden, har valgt at integrere PRINCE2 på en af følgende måder:
 

1 - Skabeloner oprettes baseret på ledelsesprodukterne i appendiks A i PRINCE2 manualen

2 - ”Trail and error”, hvor man lærer af sine fejl hen ad vejen

3 - Faste small, medium og large versioner, hvor den mest passende vælges til et givet projekt

 

1 - Den førstnævnte tilgang resulterer ofte i en meget bureaukratisk projektmetode, hvor der er mere vægt på papirarbejde end på reel styring af projekterne. Der er reelt ikke tale om en tilpasning af metoden, men af dokumentationsstrukturen. 

PRINCE2 indeholder i sig selv ikke skabeloner. Metoden definerer og arbejder med ledelsesprodukterUdvikling af dokumentstrukturen, dvs. skabelse af skabeloner på baggrund af PRINCE2s ledelsesprodukter, bør først udføres senere, når man ved, hvad man vil, og har integreret selve metoden.

2 - Den anden tilgang er ofte meget dyr for virksomhederne, da prisen for fejlene ofte er forsinkede og for dyre projekter. Endvidere indebærer den tilgang en risiko for, at investeringen i PRINCE2-uddannelse er mere eller mindre spildt. Succesfulde virksomheder arbejder med en målbevidst integrering og tilpasning af metoden.

Ofte ender virksomheden i det der kaldes PINO: "PRINCE2 In Name Only". Ibrugtagningen af PRINCE2 er reelt gået i stå, men man kan tale med om at "vi bruger PRINCE2".

3 - Den tredje tilgang, der ofte ses, er ikke tilstrækkelig fleksibel – eller agil om man vil – men er også tænkt forkert. Det giver ikke mening at vurdere et projekts styring som et gennemsnit over hele projektet. Samtidig er der tale om en sammenblanding af ”integrering (indlejring)” og ”tilpasning”. Hver fase, trin eller område i projektet bør vurderes separat og metoden tilpasses dertil.

 
Ofte ser vi generelt, at fokus ved integrering af PRINCE2 er på selve metoden. Typisk er der tale om overvejelser om ”hvor lidt og hvor meget”. Det er en uheldig tilgang. Ved integrering (indlejring) skal man have fokus på alle snitflader og sammenhænge mellem PRINCE2 og virksomhedens øvrige processer, metoder og strukturer. Og ikke mindst skal man starte med at fastlægge, hvad målet med en virksomhedsmodel for projektstyring er!
 
Ofte ser vi, at tilpasning reelt glemmes, idet man tror, at den aktuelle integrering (indlejring) blot kan anvendes, som den er. Ved tilpasning skal der netop være fokus på det aktuelle projekt og selve PRINCE2-metoden: Hvor lidt og hvor meget? Hvor formelt? Hvad er der brug for? etc. Og ikke mindst skal denne vurdering foretages løbende gennem projektet og for alle projektets faser, trin eller områder.
 
Hvis I overvejer at integrere PRINCE2 i jeres virksomhed, bør I også overveje punkter som:
 
  • En praksis er en måde at udføre noget – en række handlinger som tilsammen udgør et hele. En praksis for projektledelse vil ofte indeholde principper, temaer og processer understøttet af ledelsesprodukter, roller og teknikker. Hvad skal jeres praksis indeholde?
  • PRINCE2 skal indpasses i forhold til andre processer, herunder forandringsprocesser, i virksomheden, når PRINCE2 skal integreres. Hvilke snitflader er relevante i virksomheden i forhold til den ønskede praksis?
  • Projektmodenhed er udtryk for den evne, der er til stede i virksomheden, så effektive processer kan gentages eller kopieres. Der skal være balance mellem virksomhedens modenhed og integreringen af PRINCE2-metoden.
  • Der skal også være balance mellem medarbejdernes kompetencer og de krav, som rigtig brug af PRINCE2 i praksis stiller. I mange situationer er dette ikke tilfældet. 
  
Der findes en bog, som i detaljer behandler disse problemstillinger. Du kan læse mere om bogen "Integrating PRINCE2" og købe den her.
 
Du kan også deltage på et gratis webinar hos EPM Group. Her introducerer vi på 1 time de væsentligste tankesæt om integrering og tilpasning af PRINCE2. Læs og tilmeld dig gratis webinar her
 
 
EPM Group har specialiseret sig i integrering og tilpasning af PRINCE2. 
Kontakt os for et uforpligtende møde.
Kontakt partner John A. Hunderup telefon +45 70 22 15 76 eller e-mail jah@epmgroup.dk