PRINCE2® 10 år i Danmark

ATPs governance bygger på PRINCE2®

Carsten Bugge, sektionschef for project management, ATP


Artiklen

600 millioner kr. er ATPs projektportefølje på i 2012, og det stiller ekstremt store krav til projektstyringen. ATP er en af de virksomheder, der mest konsekvent har anvendt PRINCE2® i processen og rodfæstet anvendelsen helt i koncernledelsen.

”Sidste år relancerede ATP sammen med EPM Group virksomhedens PRINCE2-baserede projektstyringsmetode og præciserede formål, beslutningsprocesser, og hvilken information der skal gå til ledelsen, som godkender projekterne. Det handler om professionalisering og projektmodning i organisationen,” siger Carsten Bugge, sektionschef for project management i ATP.
 
Organisationen er nu i gang med at skræddersy ATP-modellen ud fra PRINCE2 med samme ramme for projekter lige fra to millioner kr. til 200 millioner kr., men som selvfølgelig skal tilpasses det konkrete projekts størrelse og kompleksitet. Der er samtidig udviklet en ATP projekthåndbog, der er bygget op omkring PRINCE2.

”Vi har bl.a. udviklet uddannelsen af styregruppemedlemmer sammen med EPM Group, og den uddannelse er nu obligatorisk for alle medlemmer af ATPs styregrupper,” siger Carsten Bugge.

Allerede i 2004 besluttede ATPs koncernledelse at indføre PRINCE2 til projekt governance for at styrke det metodiske og governance af projekter sammen med partner John A. Hunderup fra EPM Group.

Virksomheden valgte med et stærkt kommitment fra ledelsen PRINCE2 for at styrke fokus på samarbejdet mellem styregruppe og projektledelse, og fordi PRINCE2 er et stærkt udgangspunkt for at styre processerne i et projekt.  Det førte til en vellykket indførelse af governance modellen, og siden har projektlederne arbejdet med PRINCE2.

I årene 2004-8 gennemførte ATP et meget stort projekt om outsourcing af mainframe, og ATP business platform skabes ud fra migreringen.

Alle projektledere på kursus i PRINCE2

I den periode sættes metodearbejder i bero, og alle projektledere er på PRINCE2 kurser.  PRINCE2 bliver et af de bærende elementer i ATP.

I 2010 tages endnu et vigtigt skridt, da koncernledelsen beslutter at gennemføre en formalisering af roller og en klar ansvarsfordeling i styregrupperne.

I den sammenhæng kommer alle styregruppemedlemmer på kursus hos EPM Group.  Herefter udpeges en ny ledelse for projekt- og porteføljestyring, og Carsten Bugge bliver udpeget som sektionschef for project management, hvortil alle projektchefer får reference.

I slutningen af 2010 var udfordringen at styrke projektledernes evne til at levere til tiden indenfor de aftalte rammer, og koncernledelsen ønskede at professionalisere projektledelse og udvikle den fra ”kunstart” til håndværk.

”Der var mange dygtige og erfarne projektchefer, men de havde hver deres måde at referere til styregruppen og lave opfølgning på. Vi indså, at der var behov for at standardisere. Derfor arbejdede ATP med rammerne og evnen til at være proaktive med aktiv risikostyring for at reducere sandsynligheden for, at problemer opstår og at kunne afværge dem gennem aktive handlinger,” siger Carsten Bugge.

Han påpeger, at den største risiko i et projekt er, hvis styregruppen ikke tager ansvar for at støtte projektet med deres mandat og beslutningskompetencer.

I januar 2011 søsætter ATP sit strategiprojekt med udgangspunkt i projekt- og porteføljestyring og involverede indenfor udvalgte områder, igen med assistance fra John A. Hunderup fra EPM Group.

Businesscase på processen

Carsten Bugge: ”Vi tog vores egen medicin og lavede organisationen som et projekt med styregruppe samt businesscase.  Projektcheferne drev og udførte processen med klare mål, tog beslutninger, definerede klare leverancer og produkter. Vi lancerede produkter som processer, templates eller roller én gang i kvartalet og fejrede enhver afsluttet leverance, og det skabte utrolig motivation og engagement.  Kombinationen af at tage egen medicin, fejre, skabe klar struktur samt i høj grad at involvere de faglige eksperter gav succes.

Der blev udviklet fælles styregruppemateriale, forbedrede værktøjer og processer, risikostyring og metoder til måling af fremdrift. Det skabte udgangspunktet for ATPs projekthåndbog, der er bygget op omkring PRINCE2. Men ATP stoppede ikke her, men udviklede nyhedsbreve internt til projektgrupperne og udadtil til lederne og den øvrige organisation.

Carsten Bugge: ”Vi fik opbakning til, at det ikke var gratis at opbygge.”

I 2012 har ATP startet et nyt projektforløb med samme koncept, men med et bredere formål og en bredere involvering. Det har særligt fokus på forandring og ændring af adfærd og opsamle erfaringer, der kan anvendes af alle projekter og skabe større ensartethed og hermed skabe større værdi.